Korespondencja, podania, wnioski itp. wpływające do Urzędu przyjmowane są w sekretariacie /pokój nr 2 - II piętro/, następnie są otwierane i segregowane.

Korespondencja terminowa i specjalna rejestrowana jest w dzienniku korespondencyjnym i po zarejestrowaniu przekazywana do Wójta Gminy lub jego Zastępcy do rozpisania. Przejrzaną i rozpisaną korespondencję sekretariat dzieli zgodnie z dyspozycją Wójta na odpowiednie stanowisko pracy za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym. Pracownicy wg kompetencji załatwiają otrzymane pisma.

Sprawy wpływające do Urzędu załatwiane są odręcznie lub korespondencyjnie. Szybkim sposobem załatwienia sprawy jest forma odręczna, która polega na tym, że pracownik, jeżeli jest to możliwe udziela odpowiedzi przy pomocy telefonu lub w bezpośredniej rozmowie z zainteresowanym, spisując odręczną notatkę służbową lub adnotację na aktach. Korespondencyjny sposób natomiast wymaga sporządzenia przez pracownika zajmującego się sprawą odpowiedzi na piśmie i po podpisaniu przez przełożonego przesłanie jej do zainteresowanego lub zainteresowanych.

Jeżeli załatwienie sprawy w terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów, z uwzględnieniem przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego.